วันเสาร์, พฤศจิกายน 15, 2551

ออกแบบ Business form จากเอกสารจริง

ถึงเราจะพัฒนาโปรแกรม เพื่อทำทุกอย่างในบริษัทให้เป็น electronic หมดแล้ว แต่สุดท้ายแล้ว เราก็ต้องพิมพ์เอกสารบางอย่างออกมาอยู่ดีทำให้เราต้องออกแบบโปรแกรมตามกระดาษ แถมผู้ใช้ยังมีความเชื่อฝังหัวว่า ถ้าไม่เห็นทุกอย่างอยู่บนหน้าจอจะไม่สบายใจ ทำให้ฟอร์มของเราใหญ่โตมาก อันนี้ถ้าเราทำกันตรงๆ มันก็คงออกมาใหญ่โตจริงๆ แต่ถ้านำความจริงว่า "คอมพิวเตอร์มันไม่นิ่งเหมือนกระดาษ" มาประกอบการใช้สมอง ก็จะช่วยให้พอเห็นทางสว่างอยู่บ้าง มาถึงตอนนี้เลยเริ่มคันไม้คันมือ เข้า google แล้วหาใบ Quotation มาออกแบบกัน ฟอร์มนี้เป็น Quotation ของร้านตัดเสื้อ ซึ่งน่าจะมีอะไรเฉพาะตัวอยู่เล็กน้อย เช่นมีรายละเอียดสินค้าอยู่ในฟอร์ม ในแบบที่บันทึกไว้เป็นข้อๆ ได้ยาก แทบจะต้องเขียนใหม่ซะทุกครั้ง นอกจากนี้ฟอร์มยังดูเหมือนออกแบบมาให้ใช้ร่วมกับปากกา คือพิมพ์เสร็จสามารถนำออกมาเขียนเพิ่มเติมได้ด้วย ดังนั้นโปรแกรมต้องทำให้แก้ง่ายๆ ให้ได้ พอได้ตัวอย่างยากพอสมควร ไม่ซับซ้อนจนเกินไป เมื่อพิจารณาแล้วผมแบ่งข้อมูลในฟอร์มออกเป็นสามประเภท 1. ส่วนที่กรอกครั้งเดียว ใบอื่นๆ สามารถมาลอกเอาไปได้ หัวกระดาษ เงื่อนไข ผู้เสนอราคา กรรมการผู้จัดการ ท้ายกระดาษ 2. เปลี่ยนตามลูกค้า เรียน บริษัท ที่อยู่ โทร 3. ส่วนที่ต้องกรอกใหม่ทุกครั้ง จำนวนตัว รายการ n บรรทัด ผ้า, สี, ปัก - กระเป๋า, แขนขวา, ใต้คอหลัง ไซต์ผู้ชาย - S, M, L, XL ไซต์ผู้หญิง - S, M, L, XL ส่วนลด หมายเหตุ เมื่อแบ่งได้ดังนี้ ขั้นตอนต่อไปคือการออกแบบ 1. ผมตัด ส่วนที่กรอกครั้งเดียวออกไปจากฟอร์มก่อน พวกนี้เอาไปกรอกใน corporate information 2. ผมเปลี่ยนส่วนที่สอง จะเป็นการใช้ซ้ำ เลยตัดให้แก้ไขได้ในฟอร์มอื่น 3. ส่วนรายการ คือ รายละเอียดของงาน, ผ้า, สี และการปัก ผมจะรวบบันทึกเอาไว้เพราะคิดว่า โรงเรียน หรือหน่วยงานน่าจะตัดผ้าซ้ำๆ กันเป็นส่วนมาก ขั้นตอนไปก็ลองร่างแบบของ form ออกมา ผมเอาทุกอย่างที่ต้องพิมพ์ในการออกฟอร์มแต่ละครั้งมารวมกัน ส่วนของลูกค้าผมจะให้เลือกเอาจาก dropdown หรือจะทำเป็น live search ก็สะดวกดี ถ้ากด edit ก็จะเปิดฟอร์มให้แก้ หรือ new ได้ หรือจะกดแล้วเปิด address book มาเลือกก็ดูหรูดี ด้านซ้ายมือเป็นรายการที่ออกในแต่ละวัน ทำเหมือน blog ส่วน search ด้านบน ถ้าเจอแค่อันเดียวก็ออกมาเลย ถ้าเจอหลายอัน ก็จะออกมาให้เลือกในด้านซ้ายมือ ผมมีสมติฐานว่า ร้านตัดเสื้อน่าจะรับ order ซ้ำๆ กันบ่อยๆ เพราะชุดข้าราชการ หรือชุดนักเรียนคงไม่เปลี่ยนกันบ่อยนัก เราสามารถซ่อนส่วน รายการได้ ทำให้ฟอร์มโล่งขึ้นมากทีเดียว สุดท้ายกลับมาตอบโจทย์ข้างต้นว่า ถ้าไม่เห็นฟอร์ม จะไม่สบายใจ เราก็ทำให้ pre print form มันดูง่ายๆ ไม่ใช่ไปซ่อนอยู่ใน menu file ทุกครั้งที่ดูต้องกดกันหลาย click เลยเปลี่ยนมาเป็นอีก tab ซะเลยดูง่ายดี แถมให้อีกสอง tab คือ shirt 3D เป็นตัว preview เสื้อแบบสามมิติ ถ้าเครื่องมือที่ใช้อำนวยน่าจะทำให้เขียนได้ง่าย เช่น core image น่าจะช่วยได้มาก อีกตัวคือ Follow up เอาไว้ดูว่าจ่ายหรือยัง ตกลง quotation หรือยัง หรืออาจจะเชื่อมไปยัง module billing ก็ได้ สิ่งหนึ่งที่แฝงมากับการออกแบบคือ ถ้าผู้ใช้ไม่เห็นฟอร์มตัวจริง ยังไงก็อยากจะพิมพ์ออกมา แต่ถ้าเห็นแล้วแถมรู้สึกว่าโปรแกรมเก็บกระดาษแผนนี้เอาไว้ให้แล้ว ความรู้สึกว่าต้องพิมพ์จะลดลง ถ้าผู้ใช้ไม่ขอก็ไม่ต้องพิพม์ออกมา ใช้วิธีส่ง mail confirm แทน สุดท้ายองค์กรอาจจะไม่ใช้กระดาษเลยก็ได้ คนที่เคยเขียนโปรแกรมทางธุรกิจ จะรู้ว่าการไม่ใช้กระดาษทำได้ยากมาก เราเป็นนักออกแบบ ต้องใช้การออกแบบทำให้การย้ายมาใช้ของใหม่มันราบรื่นที่สุด
blog comments powered by Disqus